Tài liệu và giấy tờ luôn tăng lên và chất đống theo từng ngày, trừ khi doanh nghiệp thu dọn thường xuyên. Điều này đồng nghĩa với việc: khi quy mô công ty phát triển hơn thì số lượng giấy tờ cũng tăng theo cấp số nhân. 10 tủ hồ sơ luôn chiếm diện tích hơn 1 tủ. 100 file tài liệu cũng luôn nhẹ hơn 1 file tài liệu. Vậy, câu hỏi đặt ra là: giấy tờ càng nhiều thì lưu trữ ở đâu khi diện tích không gian có hạn? Hơn nữa, rất khó để lưu trữ khối “tài sản” khổng lồ này. Hiểu được những khó khăn này, một giải pháp mang tên số hóa tài liệu đã ra đời.
Số hóa tài liệu là công việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, âm thanh, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định. Bạn không còn phải lo lắng việc bảo quản hay làm mất các tài liệu quan trọng.
